Office 365 Mail là gì? Sử Dụng Outlook Office 365 Mail Mới 03/2023

Office 365 Mail là một dạng tiện ích tổ hợp dịch vụ đám mây đã được Office 365 tích hợp cập nhật. Khi đăng ký tài khoản Office 365 bạn sẽ sử dụng được nhiều dịch vụ, không chỉ riêng cho Microsoft mà còn nhiều dịch vụ  liên quan khác như Outlook hay OneDrive.

Trong bài viết dưới đây, Hoamitech.com sẽ hướng dẫn các bạn đăng ký tài khoản Office 365 Mail [Cập nhật 2023] và tìm hiểu những tiện ích mà Email 365 mang lại. Cùng theo dõi bài viết ngay nhé!

Office 365 Mail là gì?

Email 365 là một tiện ích tổ hợp dịch vụ đám mây được Microsoft Office 365 cập nhật. Đồng thời, Email 365 còn nằm trong phần Exchange online.

Email 365 có thể được đồng bộ hóa để hoạt động trên mọi thiết bị, ở mọi nơi giữa những cá nhân cùng công ty hoặc đối tác ngoài công ty với độ bảo mật cao. Đây là dịch vụ email trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này giúp bạn lưu trữ và bảo quản thông tin một cách an toàn, không giới hạn. Cùng Hoamitech.com tìm hiểu thêm Email 365 là gì nhé.

Office 365 Mail mang lại lợi ích gì?

Email 365 là một dịch vụ có tính phí của Microsoft. Nó được đánh giá là giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp cùng nhiều ưu điểm nổi bật sau:

Office 365 Mail có khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi

Email 365 cho phép người dùng sử dụng Outlook hay bất cứ trình duyệt nào. Như trên các trình duyệt web thông dụng: IE, Firefox, Safari, và Chrome thậm chí trên thiết bị di động. Dung lượng hộp thư lên đến 50 GB, file đính kèm được phép gửi và nhận tối đa 25 MB. Cộng hưởng với tính năng chia sẻ lịch và các thông tin liên lạc giúp người dùng chia sẻ thông tin, tài liệu, phục vụ tối đa cho công việc. Ngoài ra, bạn có thể truy cập Email này từ outlook mà không cần phải online.

Có khó khăn trong quá trình quản trị Office 365 Mail không?

Không có gì khó khăn với email 365, người dùng chỉ việc sử dụng giao diện điều khiển dựa trên nền website. Nó không yêu cầu người dùng phải nâng cấp Server. Bên cạnh đó, hệ thống được thiết lập để tự động bảo trì và nhận bản vá lỗi. Email 365 hạn chế tối đa việc ngắt quãng do lỗi dịch vụ. Người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu từ email cũ sang mới chỉ với những thao tác đơn giản.

Office 365 Mail đồng hành cùng doanh nghiệp

Microsoft cung cấp tiện ích Exchange Online Protection để chống spam và phần mềm độc hại xâm nhập thiết bị. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh chính sách bảo mật theo nhu cầu, hệ thống sẽ liên tục sao lưu. Microsoft cũng cam kết dịch vụ theo thỏa thuận (SLA), thời gian hoạt động đảm bảo 99,9%. Dịch vụ này cũng giúp người dùng kiểm soát các thiết bị di động, quản lý khóa PIN và xóa dữ liệu ra khỏi thiết bị nếu không may thiết bị bị mất.

Với email 365, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo kiểm soát dữ liệu kinh doanh. Có thể tạo danh mục những người không được phép nhận email, tin nhắn để ngăn chặn người dùng gửi thông tin nhạy cảm cho những đối tượng này. Ngoài ra, vì là tiện ích có phí, người dùng sẽ không bị làm phiền bởi các email quảng cáo.

Đối tượng sử dụng Email 365 là ai?

Với những lợi ích như vậy, email 365 hoàn toàn thích hợp sử dụng cho doanh nghiệp. Những ai cần bảo mật cùng đồng bộ cao, lượng truy cập lớn, xử lý thông tin đa dạng hơn. Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ sẽ được hỗ trợ chống các phần mềm độc hại, spam và quảng cáo.

So sánh email thông thường và Email 365

Về cơ bản, email 365 cũng có các chức năng như một dịch vụ email thông thường với phần giao diện quen thuộc. Các chức năng bao gồm hộp thư đến, thư chưa xem, thư đã gửi, thư nháp, các tệp tin để phân loại thư,…

Tuy nhiên, email 365 có nhiều tính năng nổi bật hơn so với email thông thường:

Đồng bộ với doanh nghiệp bằng Email 365

Ưu điểm lớn nhất của email 365 là sự đồng bộ tuyệt đối dù bạn ở nơi đâu. Bạn có thể cập nhật mọi thông tin, lịch biểu theo thời gian thực. Khi bạn mất thiết bị, bạn có thể xóa các dữ liệu từ xa. Thậm chí, bạn có thể khôi phục lại địa chỉ đã xóa hoặc chuyển dữ liệu từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới một cách dễ dàng.

Tính năng thông minh của Email 365 là gì?

Tương tự Outlook, hộp thư đến email 365 có thể được sắp xếp theo danh mục riêng tùy chỉnh. Dịch vụ còn cho phép người dùng tìm kiếm nâng cao để dễ dàng tiếp cận mục đích cần tìm kiếm.

Tạo và sắp xếp lịch biểu

Với Outlook, bạn đã có thể sắp xếp lịch biểu và tạo lập chế độ nhắc lịch, hẹn lịch hiệu quả. Tuy nhiên, Office 365 Mail còn cho bạn những trải nghiệm tuyệt với hơn. Nó tự động ghi nhớ các sự kiện từ email như đặt vé máy bay, đặt chỗ khách sạn, gợi ý địa điểm họp dựa trên vị trí của bạn.

Hướng Dẫn Đăng Ký Office 365 Mail đơn giản 2023 

Bước 1: Truy cập tại đây để tiến hành Đăng ký Office 365.

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông số bao gồm họ tên, địa chỉ mail Outlook cần tạo và mật khẩu.

Ở phía dưới các bạn nhập nốt số điện thoại và mã captcha rồi click vào tạo tài khoản để hoàn tất đăng ký Office 365.

Bước 3: Việc đăng ký Mail 365 Office đã hoàn tất. Bây giờ bạn có thể truy cập vào Office để sử dụng dịch vụ của Microsoft rồi.

Chính sách Email Office 365 bảo mật và hỗ trợ khách hàng

Mã hóa email

Email 365 cho phép bạn chọn lọc các đối tượng có thể gửi và nhận thông tin tùy theo nhu cầu. Bạn có thể tải hoặc mua phần mềm hỗ trợ quản lý email khách để thực hiện thao tác này.

Thỏa thuận tin cậy luôn được đảm bảo

Với email 365, thỏa thuận tin cậy SLA (Service Level Agreement) với mức dịch vụ sử dụng luôn được đảm bảo 99,9% với thời gian hoạt động xuyên suốt.

Thiết lập và quản trị dễ dàng

Không cần nâng cấp server hay địa chỉ máy chủ phức tạp. Email 365 tạo điều kiện cho doanh nghiệp thiết lập và quản trị email một cách đơn giản và hiệu quả nhất. Doanh nghiệp còn được toàn quyền quản trị email của mình, tự cấu hình các tùy chỉnh của Microsoft. Office Portal được cung cấp để doanh nghiệp có thể tự vận hành và khai thác theo nhu cầu.

Yếu tố ảnh hưởng khi tạo Office 365 Mail chuyên nghiệp

Tên miền riêng

Để tạo ấn tượng với khách hàng về sự chuyên nghiệp, nâng cao nhận diện thương hiệu. Hãy mua tên miền riêng cho email doanh nghiệp. Sử dụng tên miền riêng mang lại lợi ích rất đáng kể:

• Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng trên mọi nền tảng như Outlook hay các trình duyệt web. Chỉ cần tích hợp webmail, bạn có thể truy cập email bất cứ nơi nào có trình duyệt web.
• Tùy chỉnh thay đổi email của nhân sự trong doanh nghiệp khi cần thiết.
• Chủ doanh nghiệp hay người quản lý có thể chủ động kiểm soát nội dung email gửi đi, nhận về của nhân viên.

Thiết lập tiêu chuẩn chung về hình thức cho email

Tránh sử dụng con số và nick name trong địa chỉ email để tạo ấn tượng và nhận diện trong mắt khách hàng. Nên sử dụng tên thật của chính mình.  Đi kèm với domain của công ty để tạo lập địa chỉ email trang trọng, chỉnh chu và dễ nhận biết.

Tạo địa chỉ đặc biệt hiển thị trên website

Bạn nên tạo lập địa chỉ email chung, tùy theo từng mục đích để phân chia email nhận về địa chỉ nhân viên ở phòng ban, bộ phận phù hợp để xử lý rốt ráo mọi vấn đề của khách hàng. Một địa chỉ email chung sẽ gây ấn tượng với khách hàng, tạo sự tiện lợi, nhanh chóng trong quản lý, thể hiện sự chuyên nghiệp và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Giữa email thành viên công ty cũng nên có sự tương đồng về chữ ký email. Điều này thể hiện sự thống nhất trong nội bộ công ty của bạn.

Đọc thêm: Office 365 Home – Khác biệt giữa Office 365 Home và Office 365 Personal

Kết luận

Với những thông tin chia sẻ trên đây của Hoamitech.com, chắc hẳn rằng bạn đã biết Office 365 Mail là gì? Thiết lập email Office 365 trong Outlook phải không nào. Đồng thời trong bài viết chúng tôi có cập nhật những kiến thức cơ bản, những lợi ích mà email office 365 mang lại trong quá trình sử dụng. Với những lợi ích nó mang lại, nhiều nhận định cho rằng Office 365 Mail sẽ dần dần thay thế nhiều email khác trong các hoạt động của doanh nghiệp trong 2023. 

Đừng quên like share để chúng mình có thêm động lực sáng tạo thêm ngày càng nhiều những chủ đề hay ho khác. Hãy để lại bình luận bên dưới nếu bạn cần hỗ trợ thêm thông tin, giải đáp thắc mắc nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi và đón đọc.