Office 365 là phần mềm Office mới nhất đến từ nhà Microsoft. Nó mang đến hiệu suất làm việc cao đáng kể cho người dùng. Đồng thời mang lại những tiện ích nổi bật mà nhiều bộ Office trước đây không thể làm được. Vậy làm sao để sử dụng Office 365 phát huy hiệu quả tốt nhất?
Trong bài viết này, Hoamitech.com sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Office 365 toàn tập từ A – Z được cập nhật năm 2021. Cùng theo dõi để không bỏ qua những thông tin tiện ích về phần mềm công cụ này nhé!
Nội Dung Chính
Tổng quan về Office 365 mới nhất
- Office 365 mang lại hiệu suất làm việc cao với đầy đủ các ứng dụng: Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams, Yammer và nhiều ứng dụng khác.
- Người dùng có thể trải nghiệm Office 365 trên tối đa 5 PC hoặc máy Mac và trên các thiết bị di động.
- Với tài khoản Office 365 giá rẻ, bạn sẽ nhận được các ứng dụng Office mới nhất, cả với phiên bản máy tính và trực tuyến và cả các bản cập nhật, khi có.
- Ứng dụng OneDrive giúp công việc mà bạn thực hiện luôn sẵn có. Những người khác cũng có thể thực hiện công việc đó nếu bạn cộng tác hoặc chia sẻ.
- Office 365 quả thực rất tuyệt vời! Vậy thì hãy cài đặt và sử dụng ngày thôi nào!
Hướng dẫn cài đặt Office 365 mới nhất từ Microsoft
Bạn có thể chạy online Microsoft Office 365 hoặc cài đặt Microsoft Office 365 xuống máy tính đều được.
Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào https://office.com ⇒ nhập tài khoản và mật khẩu được cấp ⇒ nhấn Sign in để đăng nhập. (Nếu bạn có mail Edu thì đăng nhập bằng mail Edu cũng được).
Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào dòng Cài đặt khác phía trên góc phải trình duyệt.
Bước 3: Bạn bấm vào Cài đặt Office để tải bản cài đặt Office về máy (hệ thống sẽ tự nhận bản 32 hoặc 63bit)
Bước 4: Sau đó, bạn chạy file setup vừa tải về để tiến hành cài đặt. Trong quá trình cài đặt, bạn cần đợi trong vài phút.
Bước 5: Quá trình cài đặt đã xong, lần đầu tiên bạn mở Word/Excel lên, ứng dụng sẽ bắt bạn kích hoạt bản quyền. Lúc này bạn nhập user đã được cấp ⇒ nhấn Next để tiếp tục. (Nhập Email Edu nếu có).
Sử dụng Office 365 Online
Để sử dụng Office 365, bạn chỉ cần mở trình duyệt lên bằng link: https://office.com . Sau đó bạn đăng nhập bằng tài khản và mật khẩu đã được cấp.
Khi đã đăng nhập thành công, màn hình Dashboard hiện ra với các tính năng sử dụng Office online như: Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote,…Tùy vào mục đích sử dụng mà bạn chọn ứng dụng phù hợp.
Hướng dẫn quản trị tài khoản Office 365
Office 365 là phần mềm làm việc đắc lực của bạn. Do đó tài khoản Office 365 rất quan trọng và cần được bảo mật. Vậy nên trong quá trình cài đặt và sử dụng Office 365, bạn cần biết cách quản trị tốt tài khoản của mình, đặc biệt là bảo mật mật khẩu.
Thay đổi Password Office 365
Thực chất, khi đăng nhập Office 365, bạn đã được cấp tài khoản và mật khẩu đăng nhập. Tuy nhiên đó là mật khẩu được cấp, bạn cần thay đổi mật khẩu này.
Để thay đổi Password hiện tại, bạn chọn Setting ⇒ Mật khẩu theo thứ tự: nhập các thông tin Password cũ, Password muốn đổi ⇒ click Submit để thực hiện đổi Pass.
Cách lấy lại mật khẩu
Nếu bạn lỡ quên mật khẩu và đánh sai tên hoặc Pass khi đăng nhập mà hệ thống trả về “We don’t recognize… “; nhưng bạn không tài nào nhớ lại được mật khẩu thì bạn có thể reset lại Password bằng link Forgot my password.
Hướng dẫn sử dụng một vài ứng dụng của Office 365
Onedrive for Business
Giới thiệu về OneDrive
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây có thể hoạt động trên nhiều HĐH. OneDrive for Business có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn từ 1TB – 5TB. Nó được xem là nơi lưu trữ “khổng lồ” với toàn bộ hình ảnh, video và các tài liệu quan trọng tại một không gian. Đặc biệt, người dùng có thể truy cập dữ liệu từ OneDrive trên nhiều thiết bị khác nhau như: máy tính, tablet, điện thoại chạy trên các hệ điều hành như Windows, Mac, Windows Phone, iOS, Android và Xbox.
Với OneDrive, bạn hoàn toàn có thể làm việc ở bất cứ đâu. Ngoài ra, bạn cũng có thể làm việc trực tuyến cùng với 5 người khác khi được bạn chia sẻ.
Các tính năng chính của Onedrive
- Upload file và thư mục.
- Download file và thư mục.
- Chia sẻ file và thư mục.
- Cùng 1 thời điểm, nhiều người dùng có thể cùng tương tác trên 1 file.
- Đồng bộ dữ liệu với máy tính cá nhân.
Hướng dẫn sử dụng các tính năng của OneDrive trên Office 365
Upload file và thư mục
Bước 1: Vào trang chủ https://office.com ⇒ nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào Office 365.
Bước 2: Chọn ứng dụng OneDrive (Đây là nơi chứa các file Word, Excel, Power point khi người dùng Save online và cả các file được người dùng upload lên Cloud.)
Bước 3: Bạn click Tải lên để upload dữ liệu lên OneDrive. Tại đây sẽ có 2 lựa chọn Upload file và folder. Tùy thuộc vào dung lượng file và tốc độ đường truyền mà có thời gian upload nhanh hay chậm. Bạn sẽ nhìn thấy file mới trên OneDrive sau khi upload xong.
Download file và thư mục
Rất đơn giản! Bạn chỉ cần chọn đến thư mục cần download file từ OneDrive ⇒ click chuột phải chọn Tải xuống là xong.
Bạn cũng có thể thực hiện tương tự cho Sao chép liên kết, Xoá, Di chuyển đến, Sao chép đến và Đổi tên.
Quản lý file/thư mục trong OneDrive
Cũng rất đơn giản để tạo 1 thư mục! Bạn chỉ cần chọn New ⇒ Folder.
Bạn cũng có thể tạo mới các file Word, excel… bằng cách làm tương tự.
Chia sẻ File và Thư mục
Để chia sẻ File hay Thư mục cho nhiều người, bạn click vào Sharing ⇒ điền email của một hay nhiều người mà bạn muốn share file.
Lưu ý:
- Nếu bạn muốn người được share chỉ có quyền đọc file thì chọn Can view.
- Nếu muốn người đó có thể xem và sửa file thì chọn Can edit ⇒ Click Share.
Cùng làm việc trên file
Office 365 hỗ trợ tối đa 5 người cùng làm việc trên 1 file cùng một thời điểm. Chính vì vậy tương tác được xem là tính năng nổi bật của Office 365. Có nghĩa là người dùng có thể dễ dàng thêm, trả lời, theo dõi và cập nhật tài liệu trên một phiên bản.
Để thực hiện tính năng tương tác cùng làm việc trên 1 file, bạn làm như sau:
Bước 1: Tài khoản A Share cho tài khoản B file tuongtac.docx
Bước 2: Tài khoản B chọn file chần chỉnh sửa ⇒ nhấp chuột phải chọn Open ⇒ Open in Word Online.
Bước 3: Khi tài khoản B thực hiện tương tác (nghĩa là xem hay chỉnh sửa,…) trên file tuongtac.docx thì trên file sẽ hiện tài khoản đang tương tác và tình trạng (file đã lưu hay chưa).
Đồng bộ OneDrive với máy tính cá nhân
Bước 1: Trước tiên, bạn cần Download file cài đặt bằng link: https://onedrive.live.com/about/en-hk/download/
Bước 2: Sau đó bạn tiến hành cài đặt và đăng nhập vào OneDrive bằng tài khoản Microsoft hoặc mail Edu.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, ở máy tính sẽ xuất hiện thư mục OneDrive-xxxxx tương tự như OneDrive trên Website.
Lưu ý: Như đã nói ở trên, mỗi tài khoản OneDrive được cung cấp từ 1TB – 5TB dữ liệu. Nếu bạn muốn sử dụng tối đa tài nguyên trên OneDrive, bạn có thể cài đặt thêm cho một số thư mục chỉ định đồng bộ hoặc không đồng bộ với máy tính cá nhân. Cách thực hiện như sau: Ở tab Account ⇒ Choose folders ⇒ Tích chọn hoặc bỏ chọn các thư mục đồng bộ ⇒ click OK.
Đọc thêm: So sánh Office 365 và Office 2016 có gì giống và khác nhau?
Kết luận
Trên đây là những thông tin về cách sử dụng office 365 mà Hoamitech.com muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng với những thao tác đã được hướng dẫn trong bài viết, bạn sẽ sử dụng phần mềm công cụ này dễ dàng, đơn giản nhất. Và đừng quên chia sẻ đến nhiều người khác để ai cũng có những kiến thức bổ ích này nhé!
Đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến bài viết. Hoặc là những chủ đề hấp dẫn khác để tụi mình có động lực tiếp tục làm thêm nhiều chuyên mục khác nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi và đón đọc.
