Hướng dẫn sử dụng Office 365 toàn tập từ A

Office 365 là phần mềm Office mới nhất đến từ nhà Microsoft. Nó mang đến hiệu suất làm việc cao đáng kể cho người dùng. Đồng thời mang lại những tiện ích nổi bật mà nhiều bộ Office trước đây không thể làm được. Vậy làm sao để sử dụng Office 365 phát huy hiệu quả tốt nhất?

Trong bài viết này, Hoamitech.com sẽ hướng dẫn các bạn Cách sử dụng Office 365 miễn phí, chi tiết từ A – Z mới 2023. Cùng theo dõi để không bỏ qua những thông tin tiện ích về phần mềm công cụ này nhé!

Nội Dung Chính

Tổng quan về Office 365 mới nhất

Office 365 mang lại hiệu suất làm việc tối đa với đầy đủ các ứng dụng: Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams, Yammer và nhiều công cụ khác.
Người dùng có thể trải nghiệm Office 365 trên tối đa 5 PC Windows hoặc máy Mac và trên các thiết bị di động.
Với tài khoản Office 365 giá rẻ, bạn sẽ nhận được các công cụ Office mới nhất. Bao gồm với phiên bản máy tính và trực tuyến và cả các bản cập nhật khi có thông báo.
Ứng dụng OneDrive giúp công việc mà bạn thực hiện luôn tiện lợi. Những người khác cũng có thể cùng bạn thực hiện công việc đó nếu bạn cho phép chia sẻ.
Office 365 là một công cụ rất hoàn hảo. Vậy bạn còn chần chờ gì mà không tải về trải nghiệm ngay nào.

Hướng dẫn cài đặt Office 365 mới nhất từ Microsoft

Bạn có thể khởi chạy online Microsoft Office 365 hoặc tải và cài đặt Microsoft Office 365 về máy tính đều được.

Bước 1: Trước tiên, bạn truy cập vào trang chủ https://office.com ⇒ Tiến hành nhập tài khoản và mật khẩu ⇒ Chọn Sign in để tiến hành đăng nhập. (Nếu bạn có mail Edu thì cũng có thể đăng nhập bằng mail Edu tiện hơn)

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào biểu tượng bánh răng Cài đặt khác phía trên góc phải trình duyệt.

Chọn Cài đặt Office và chọn các tùy chọn cài đặt khác

Bước 3: Bạn bấm vào Cài đặt Office để tải bản Office về máy (hệ thống sẽ tự nhận bản 32bit hoặc 64bit)

Bước 4: Sau đó, bạn khởi động file setup vừa tải về để tiến hành cài đặt. Bạn cần đợi hệ thống cài đặt về máy trong vài phút.

Bước 5: Đợi khi quá trình cài đặt hoàn tất, bạn hãy tiến hành mở Word hoặc Excel lên. Sau đó, ứng dụng sẽ bắt bạn kích hoạt bản quyền. Lúc này bạn nhập tài khoản đã được cấp rồi nhấn Next. Nếu bạn có email edu thì càng tốt nhé!

Sử dụng Office 365 Online trên điện thoại, máy tính

Để sử dụng Office 365, bạn chỉ cần truy cập trang chủ trên các thiết bị như điện thoại hoặc máy tính bằng link: https://office.com. Sau đó bạn tiến hành đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu mà bạn đã sở hữu.

Sau khi đăng nhập thành công, màn hình Dashboard xuất hiện với các tính năng sử dụng Office online như: Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote,…Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn chọn ứng dụng công cụ phù hợp.

Hướng dẫn quản trị tài khoản Office 365

Office 365 là phần mềm giúp bạn hoàn thành tốt công việc của mình. Do đó tài khoản Office 365 là một phần mềm quan trọng và rất cần được bảo vệ tuyệt mật. Vậy nên trong quá trình cài đặt và sử dụng Office 365, bạn cần biết cách quản trị tốt tài khoản của mình, đặc biệt là bảo mật mật khẩu.

Thay đổi Password Office 365

Thực chất, khi đăng ký tài khoản Office 365, bạn sẽ được cấp tên user và mật khẩu đăng nhập. Nhưng đây là mật khẩu được cấp, nó sẽ không bảo mật thông tin cho bạn. Nên bạn sẽ cần phải đổi mật khẩu mà chỉ duy nhất một mình bạn biết.

Và để thay đổi Password được cấp hiện tại, bạn chọn mục Setting ⇒ Sau đó bạn nhập các thông tin theo thứ tự Password cũ, Password muốn đổi ⇒ Chọn Submit để xác nhận thực hiện đổi Pass.

Cách lấy lại mật khẩu

Nếu bạn không nhớ mật khẩu và liên tục nhập sai tên hoặc mật khẩu khi đăng nhập. Mà lúc đó hệ thống thông báo “We don’t recognize… “; nhưng bạn không thể nhớ ra được mật khẩu. Thì lúc này bạn có thể reset lại Password bằng link Forgot my password.

Hướng dẫn sử dụng một vài ứng dụng của Office 365

Onedrive for Business

Giới thiệu về OneDrive

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây có thể hoạt động trên nhiều hệ điều hành. OneDrive for Business có khả năng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn từ 1TB – 5TB. Nó được xem là kho lưu trữ “khổng lồ” với tất cả hình ảnh, video và các tài liệu quan trọng tại một không gian.

Đặc biệt, người dùng có thể truy cập dữ liệu từ OneDrive trên nhiều thiết bị khác nhau bất cứ lúc nào. Chẳng hạn như: máy tính, tablet, điện thoại chạy trên các hệ điều hành như Windows, Mac, Windows Phone, iOS, Android và Xbox.

Với OneDrive, bạn hoàn toàn có khả năng thực hiện công việc của mình ở bất cứ nơi đâu. Ngoài ra, bạn cũng được hỗ trợ làm việc trực tuyến cùng với 5 người khác được bạn chia sẻ link truy cập tài liệu.

Các tính năng chính của Onedrive

Upload file và thư mục.
Download file và thư mục.
Chia sẻ file và thư mục.
Cùng 1 thời điểm, nhiều người dùng có thể cùng tương tác trên 1 file.
Đồng bộ dữ liệu với máy tính cá nhân.

Hướng dẫn sử dụng các tính năng của OneDrive trên Office 365

Upload file và thư mục

Bước 1: Truy cập vào trang chủ https://office.com ⇒ Nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập tài khoản vào Office 365.
Bước 2: Sau đó chọn ứng dụng OneDrive (Đây là nơi chứa các file Word, Excel, Power point khi người dùng chọn Save online và bao gồm các file được người dùng upload lên Cloud).

Có thể quản lý tài khoản tại biểu tượng Cài đặt

Bước 3: Bạn chọn vào mục Tải lên để upload dữ liệu lên OneDrive. Tại đây sẽ có 2 lựa chọn tải lên tệp hoặc thư mục. Tùy thuộc vào dung lượng của file tải lên và tốc độ đường truyền internet mà thời gian tải lên nhanh hay chậm. Bạn sẽ thấy xuất hiện file mới trên OneDrive sau khi tải lên hoàn tất.

Download file và thư mục

Đơn giản bạn chỉ cần chọn đến file hoặc thư mục cần download file từ OneDrive ⇒ Chọn chuột phải và chọn Tải xuống là xong.

Bạn cũng có thể thực hiện tương tự cho các thao tác khác như: Sao chép liên kết, Xoá, Di chuyển đến, Sao chép đến và Đổi tên.

Quản lý file/thư mục trong OneDrive

Các thao tác thực hiện kahs đơn giản. Bạn chỉ cần chọn Mới ⇒ Và chọn thư mục

Quản lý file/thư mục trong OneDriveBạn cũng có thể tạo mới các file Word, excel… bằng cách làm tương tự.

Chia sẻ File và Thư mục

Để chia sẻ File hay Thư mục cho nhiều người, bạn chọn vào mục Chia sẻ ⇒ Sau đó điền email của một hay nhiều người mà bạn muốn chia sẻ file đến.

Lưu ý:

Nếu bạn muốn người được chia sẻ tài liệu chỉ có quyền đọc file thì chọn Can view.
Nếu bạn cho phép người đó có thể xem và sửa file thì chọn Can edit ⇒ Rồi Click Share.

Cùng làm việc trên file

Office 365 hỗ trợ tối đa 5 người cùng làm việc được trên một tài liệu và cùng một lúc. Do đó tương tác nhóm được xem là tính năng nổi bật của Office 365. Có nghĩa là người dùng có thể dễ dàng trả lời, theo dõi, thảo luận và cập nhật tài liệu trên cùng phiên bản.

Để thực hiện tính năng tương tác một nhóm người cùng làm việc trên 1 file, bạn làm như sau:

Bước 1: Tài khoản A Share cho tài khoản B file muốn tương tác.

Cùng làm việc trên file khi chọn Can edit và chọn Share

Bước 2: Tài khoản B chọn file đã được chia sẻ ⇒ Rồi nhấp chuột phải chọn Open ⇒ Open in Word Online.

Bước 3: Khi tài khoản B thực hiện tương tác (nghĩa là xem hay chỉnh sửa,…) trên file chia sẻ thì trên file sẽ hiện tài khoản đang hiện diện và tình trạng (file đã lưu hay chưa).

Đồng bộ OneDrive với máy tính cá nhân

Bước 1: Trước tiên, bạn cần tải file cài đặt bằng link: https://onedrive.live.com/about/en-hk/download/
Bước 2: Sau đó bạn tiến hành cài đặt và đăng nhập vào OneDrive bằng tài khoản Microsoft hoặc mail Edu.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, máy tính của bạn sẽ xuất hiện thư mục OneDrive-xxxxx tương tự như OneDrive trên Website.

Lưu ý:

Như đã đề cập ở trên, mỗi tài khoản OneDrive được cung cấp khả năng lưu trữ từ 1TB – 5TB dữ liệu. Nếu bạn muốn sử dụng tối đa tài nguyên trên OneDrive, bạn có thể cài đặt thêm một số thư mục chỉ định đồng bộ hoặc không đồng bộ với máy tính cá nhân. Cách thực hiện như sau: Ở tab Account ⇒ Choose folders ⇒ Tích chọn hoặc bỏ chọn các thư mục đồng bộ ⇒ click OK.

Đọc thêm: So sánh Office 365 và Office 2016 có gì giống và khác nhau?

Kết luận

Trên đây là những thông tin về cách sử dụng office 365 mới nhất 2023 mà Hoamitech.com muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng với những thao tác đã được hướng dẫn trong bài viết, bạn sẽ sử dụng phần mềm công cụ này dễ dàng, đơn giản nhất. Và đừng quên chia sẻ đến nhiều người khác để ai cũng có những kiến thức bổ ích này nhé!

Đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến bài viết. Hoặc là những chủ đề hấp dẫn khác để tụi mình có động lực tiếp tục làm thêm nhiều chuyên mục khác nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi và đón đọc.