Hàm Trong Excel – Hướng Dẫn Sử Dụng Chi Tiết Từ A-Z

Việc sử dụng các hàm trong Excel là việc làm rất thường xuyên đối nhiều người. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm trong Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel. Việc của bạn chỉ cần sử dụng hàm phù hợp với việc tính toán của mình đơn giản hơn với việc sử dụng các biểu thức. 

Trong bài viết sau, Hoamitech.com sẽ chia sẻ đến bạn các hàm Excel tính toán, thống kê giúp ích cho công việc của bạn. Cùng mình tìm hiểu nhé!

Hàm trong Excel – Các hàm cơ bản 

Hàm trong Excel – Hàm tính tổng SUM

Sử dụng hàm SUM bạn có thể cộng các ô tính trong vùng dữ liệu được chọn cực kỳ nhanh chóng.

Cú pháp: =SUM (X1,X2..), trong đó X1 và X2 là các số cần tính tổng.

Những giá trị được sử dụng trong hàm SUM là các giá trị liên quan đến số liệu, ngày tháng.
Giá trị logic và giá trị văn bản được xử lý khác nhau tùy theo giá trị đó được cung cấp trực tiếp vào hàm SUM hay được lưu trữ tại các ô trong bảng tính.

Ngoài ra, bạn có thể dùng chuột để sử dụng tính năng tính tổng tự động của Excel:

Cách làm như sau:

1. Bôi đen vùng dữ liệu muốn tính tổng
2. Dùng chuột click vào AutoSum trên thẻ Home của Excel như hình dưới đây

Hàm trong Excel – Hàm đếm COUNT 

COUNT là hàm đếm cơ bản trong các hàm trong excel được sử dụng thường xuyên và phổ biến. Hàm đếm COUNT được sử dụng khi bạn có một trang tính với những cơ sở dữ liệu lớn và bạn cần thống kê được trong trang tính đó có chưa bao nhiêu đối tượng bạn muốn đếm.

Thay vì bạn phải ngồi đếm số lượng ô trong bảng tính bằng cách thủ công, bạn có thể sử dụng hàm COUNT với cú pháp =COUNT(value1:value2)

Ví dụ: Bạn cần đếm số lượng ô từ ô D5 đến ô D14, bạn có thể sử dụng hàm COUNT, nhập trên bảng tính =COUNT(D5:D14)

Hàm tính giá trị trung bình – Hàm AVERAGE

Cú pháp sử dụng hàm tính giá trị trung bình AVERAGE: =AVERAGE(Number1,[number2],[number3,…)
Trong đó:

• Number 1: đây là giá trị bắt buộc trong hàm
• Number 2, number 3, … là giá trị tùy chọn

Lưu ý: 

• Đối số tối đa trong hàm AVERAGE là 255.
• Các giá trị có thể là số, phạm vi, tên hoặc tham chiếu các ô chứa số.
• Những ô có giá trị là các văn bản hay trống giá trị thì sẽ được bỏ qua.

Ví dụ: Bạn muốn tính trung bình cộng điểm 3 môn XDĐ, QLCVĐXH, DLXH của các bạn trong lớp. Sử dụng công thức hàm AVERAGE như sau: =AVERAGE(K8,L8,M8) Hoặc =AVERAGE(K8:M8). Để tính điểm những bạn tiếp theo, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột góc dưới bên phải ô kết quả vừa tính, kéo thả chuột xuống các ô còn lại để copy công thức và xuất ra kết quả.

Hàm đếm ô không trống COUNTA

Các hàm trong excel thì hàm COUNTA là hàm được sử dụng để đếm số ô có dữ liệu (những ô không trống). Dữ liệu trong ô có thể là số, chữ, hay các biểu tượng. Bất kỳ dữ liệu nào xuất hiện trong ô cũng đều được đếm.
Cú pháp hàm COUNTA: =COUNTA(vùng chọn cần đếm)

Ví dụ: Bạn cần đếm tổng số đầu điểm của cả 3 môn trong bảng điểm. Bạn sử dụng công thức hàm: =COUNTA(K8:M23)

Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm- Hàm SUMPRODUCT

Một trong số các hàm tính tổng cơ bản của các hàm trong excel là hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT. Để tính được tổng số tiền khi bạn có đơn giá và tổng số sản phẩm bạn có thể dễ dàng sử dụng hàm SUMPRODUCT.

Cú pháp của hàm SUMPRODUCT như sau: =SUMPRODUCT(vùng chọn 1,[vùng chọn 2],[vùng chọn 3],…)
Trong đó:

• Vùng chọn 1: đây là phần bắt buộc, là vùng chọn đầu tiên mà bạn muốn nhân các số liệu để tính tổng.
• Vùng chọn 2, vùng chọn 3: là số vùng chọn có thể có hoặc không, trong phạm vi cho phép dưới 255.

Các dữ liệu trong các vùng phải có cùng một kích thước. Trong trường hợp các mảng không phải dạng số thì hàm SUMPRODUCT trong các hàm excel sẽ mặc định có giá trị bằng 0.

Ví dụ: Bạn cần xuất ra số tiền cho những mẫu trang sức đã có đơn giá và số lượng. Bạn sử dụng hàm SUMPRODUCT. =SUMPRODUCT(D3,E3). Để tính số tiền những mặt hàng tiếp theo, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột góc dưới bên phải ô kết quả vừa tính, kéo thả chuột xuống các ô còn lại để copy công thức và xuất ra kết quả.

Hàm điều kiện – Hàm IF

Một trong các hàm để kiểm tra điều kiện đúng của các hàm trong excel là hàm IF.
Cú pháp hàm IF như sau: =IF(điều kiện, “giá trị đúng”, “giá trị sai”) 

Ví dụ: Chúng ta muốn kiểm tra xem ô H có thỏa mãn điều kiện lớn hơn 7 hay không, thỏa mãn điều kiện trả về giá trị Correct, không thỏa mãn điều kiện trả về giá trị Incorrect

Hàm trong Excel – Hàm YEAR, MONTH, DAY

Đây là một trong các hàm trong excel để cập nhật ngày tháng. Cách để điền ngày tháng năm vào trang tính: Bạn sử dụng dấu “/” hoặc dấu gạch ngang “-” để biểu thị ngày tháng năm.

Với giờ: khi cần biểu thị giờ bạn sử dụng dấu hai chấm “:”

Để xuất ra kết quả là năm, bạn sử dụng hàm YEAR, cú pháp hàm: =YEAR(vùng chứa năm cần lấy), làm tương tự với tháng và ngày.

Ví dụ: Xuất ra kết quả năm 2020 với công thức: =YEAR(D2:D4)

Hàm NETWORKDAYS

Công dụng Hàm NETWORKDAYS: Thay vì dùng cách thủ công như đếm tay để tính số ngày làm việc. Excel hỗ trợ cho bạn một hàm NETWORKDAYS tính số lượng ngày làm việc toàn thời gian giữa hai ngày một cách chính xác, nhanh gọn.

Cú Pháp: =NETWORKDAYS(START_DATE,END_DATE,[HOLIDAYS])

Chức Năng: Trả về số lượng ngày làm việc trừ những ngày lễ và ngày cuối tuần bắt đầu từ ngày start_date và kết thúc bằng ngày end_date.

Ví dụ: Ta có một bảng chấm công nhân viên, bao gồm cả số ngày nghỉ như sau:

Sử dụng hàm networkdays tính số ngày làm việc với ngày bắt đầu là 23-01-2013, ngày kết thúc là 18-02-2013. Công thức là =NETWORKDAYS(B3,C3).

Hàm trong Excel nâng cao 

Hàm nối các chuỗi ký tự – Hàm CONCATENATE

Công dụng hàm CONCATENATE: Hàm CONCATENATE giúp kết hợp nội dung của các ô với nhau. Ví dụ, bạn muốn kết hợp các ô tên, tên đệm, họ thành một ô thể hiện tên gọi hoàn chỉnh, bạn sử dụng hàm CONCATENATE và di chuyển đếm các ô cần kết hợp là có kết quả như mong muốn. Để tạo khoảng cách hoặc dấu chấm, dấu phẩy,… giữa các ô kết hợp, bạn chỉ việc đưa dấu chấm, dấu phẩy, để trống,… vào dấu ngoặc kép.

Cú Pháp: CONCATENATE (text 1, text 2, …)

Trong Đó:

• Text 1: là chuỗi thứ 1. Bắt buộc.
• Text 2 …: tùy chọn. Có thể lên đến tối đa 255 chuỗi. Các chuỗi phải được phân tách nhau bởi dấu phẩy.

Chức Năng: Dùng để ghép nối các chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất. Các chuỗi được nối có thể là số, văn bản, ô tham chiếu.

= CONCATENATE (B1,” “,C1): Mark Twain

= CONCATENATE (A2,” “,A1,” is ”,A3,” USD”): Kawasaki Z250 price is 3365 USD.

= CONCATENATE (B2,” & “,C2): Phineas & Ferb.

Hàm trong Excel – Hàm SUBSTITUTE

SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num]) sẽ thay thế một bộ ký tự bằng một ký tự không giống trong một ô được chỉ định hoặc một chuỗi văn bản. Cú pháp của hàm SUBSTITUTE giống như sau:

Text – chuỗi văn bản ban đầu hoặc tham chiếu đến ô mà bạn mong muốn thay thế một số ký tự nhất định.
Old_text – các ký tự bạn mong muốn thay thế.
New_text – các ký tự mà bạn mới bạn muốn sử dụng để thế chỗ văn bản cũ.
Nth_appearance – một tham số tùy lựa chọn cho old_text mà bạn muốn thay thế bằng new_text. Sau đó, mỗi lần xuất hiện của văn bản cũ sẽ được thay thế bằng văn bản mới.
Ví dụ: phương pháp SUBSTITUTE sau thay thế toàn bộ các dấu phẩy trong ô A1 bằng dấu chấm phẩy:

=SUBSTITUTE(A2, “,”, “;”)

Hàm LOWER, UPPER, PROPER

Hàm LOWER, hàm UPPER, hàm PROPER là các hàm trong excel dùng để chuyển đổi loại chữ trong các bảng tính.
Hàm LOWER được sử dụng để chuyển đổi các ký tự trong chuỗi từ chữ in hoa thành chữ thường
Công thức hàm: =LOWER(ô chứa dữ liệu)
Ngược lại với hàm LOWER, hàm UPPER giúp chuyển đổi toàn bộ ký tự thường thành ký tự in hoa trong bảng
Công thức hàm: =UPPER(ô chứa dữ liệu)
Hàm PROPER sử dụng khi bạn muốn viết hoa chữ cái đầu của mỗi chữ trong chuỗi ký tự
Công thức hàm: =PROPER(ô chứa dữ liệu)

Hàm EXACT – Hàm so sánh hai cột

Hàm EXACT là các hàm trong excel để  so sánh dữ liệu giữa các cốt để đánh giá độ trùng lặp giữa chúng.
Công thức hàm: =EXACT(ô chứa dữ liệu cần so sánh)

Trích xuất các ký tự văn bản (LEFT, RIGHT, MID)

Nếu bạn cần một cách thức để trả về một số ký tự nhất định từ một chuỗi văn bản, dùng một trong các hàm Excel sau.

LEFT(text, [num_chars]) – trả về một số ký tự nhất định kể từ đầu chuỗi văn bản.

RIGHT(text,[num_chars]) – trả về một số ký tự được chỉ định từ khi cuối chuỗi văn bản.

MID(text, start_num, num_chars) – trả về một số ký tự nhất định từ một chuỗi văn bản, khởi đầu ở bất kỳ vị trí nào bạn chỉ định.

Trong các hàm này, bạn phân phối các đối số sau:

– Text – một chuỗi văn bản hoặc một tham chiếu đến một ô chứa các ký tự mà bạn mong muốn trích xuất.
– Start_num – chỉ ra kênh khởi đầu (tức là vị trí của ký tự trước hết bạn mong muốn trích xuất).
– Num_chars – số ký tự bạn muốn trích xuất.

Hàm trong Excel – Hàm IFERROR và IFNA

Cả hai hàm đều được dùng để check lỗi trong một công thức tính nhất định, và nếu có lỗi xảy ra, các hàm MS Excel trả lại một giá trị được chỉ định thay thế.

IFERROR(value, value_if_error) – kiểm tra lỗi của cách thức hoặc biểu thức đánh giá. Nếu có lỗi, cách thức trả về trị giá được cung cấp trong đối số value_if_error, nếu k, hiệu quả của phương pháp sẽ được trả về. Hàm này giải quyết all các lỗi Excel đủ nội lực xảy ra, bao gồm VALUE, N/A, NAME, REF, NUM và những lỗi khác. Nó có sẵn trong Excel 2007 và những phiên bản cao hơn.

IFNA(value, value_if_na) – được mô tả trong Excel 2013, nó hoạt động tương tự giống như IFERROR, nhưng chỉ giải quyết lỗi #N/A.

Các ví dụ sau minh họa phương pháp IFERROR không khó khăn nhất:

Hàm trong Excel – Hàm TEXT 

TEXT(value, format_text) được sử dụng để biến động một số hoặc một ngày thành một chuỗi rà soát ở định hướng được chỉ định, trong đó:

value là một giá trị số bạn mong muốn biến động sang văn bản.
Format_text là định hướng mong muốn.
Các phương thức sau đây thể hiện hoạt động của tính năng Excel TEXT:

=TEXT(A1,”mm/dd/yyyy”) – chuyển ngày tháng trong ô A1 sang một chuỗi văn bản theo định hình ngày truyền thống của Hoa Kỳ, chẳng hạn giống như “01/01/2015” (tháng / ngày / năm).

=TEXT(A1,”€#,##0.00″) – chuyển một số trong A1 thành một chuỗi ký tự tiền tệ như “€3.00”.

Lời kết 

Trên đây là bài viết tổng hợp các hàm trong Excel mà Hoamitech.com muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có thêm nhiều kiến thức mới về hàm Excel, cũng như phần nào giúp ích được bạn trong quá trình làm việc với Excel thêm dễ dàng và hiệu quả hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận phía dưới nhé!

Hồng Nhung – Tổng hợp và Edit