ERP là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết từ A-Z

Là nhà quản trị, chắc hẳn bạn luôn quan tâm tới những giải pháp công nghệ hữu ích cho quản lý và điều hành doanh nghiệp. Và ERP là giải pháp giúp bạn thực hiện hoạt động quản lý của mình dễ dàng và hiệu quả hơn. Vậy phần mềm ERP là gì? Phần mềm này tại sao lại được đánh giá cao đến vậy?

Trong bài viết sau, Hoamitech.com sẽ chia sẻ đến bạn toàn bộ thông tin liên quan đến phần mềm đa tiện ích ERP cũng như hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm hiệu quả nhất. Cùng tham khảo ngay nhé!

ERP là gì?

ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance)
• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
• Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

Điểm nổi bật của ERP là gì?

Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

• ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
• ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
• ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
• ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.

Ưu & nhược điểm của phần mềm ERP là gì?

Ưu điểm của phần mềm ERP là gì?

• ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
• ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc
• ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
• ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
• ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Nhược điểm của EPR là gì?

• ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp
• ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức
• ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh
• ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi

Lợi ích của phần mềm ERP 

Tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đang triển khai các hệ thống ERP hơn bao giờ hết? Dưới đây là một số lý do và lợi ích chính khiến các tổ chức sử dụng hệ thống ERP:

• Tài chính & Kế toán
• Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thông tin trong thời gian thực về hoạt động của họ.
• Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các nhóm quyền truy cập tức thì vào chuỗi cung ứng toàn cầu của họ.
• Cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xác định thách thức, khám phá cơ hội và đưa ra quyết định nhanh hơn ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp.
• Giúp tự động hóa và hợp lý hóa các công việc nhàm chán và quy trình dư thừa.
• Cung cấp cho nhân viên các công cụ và dữ liệu mà họ cần để đạt được thành công.
• Cung cấp một điểm tin cậy cho tổ chức.
• Thường có thể được truy cập ở bất kỳ đâu (ngoài địa điểm và từ thiết bị di động).
• Giúp tăng năng suất trong nhóm của bạn.
• Giúp các nhóm cộng tác với nhau và với các nhà cung cấp bên thứ ba dễ dàng hơn.
• Cung cấp công cụ báo cáo và dự đoán mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định sáng suốt về tương lai của doanh nghiệp.
• Bảo mật dữ liệu và giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tiếp tục hoạt động theo các quy định và luật toàn cầu.

Phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:

1. Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữ liệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầm lẫn giao hàng cho khác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịch vụ.
2. Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, có dự định mở rộng quy mô và  muốn phòng tránh rủi ro phát sinh.
3. Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể.

Doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫn duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn. Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên và / hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.

Cách sử dụng phần mềm ERP là gì?

Cấu trúc của phần mềm ERP 

Màn hình chính của chương trình BRAVO 8 xuất hiện như hình ảnh dưới đây.

Cấu trúc chương trình làm việc bao gồm các thành phần chính sau:

• Hệ thống menu: biểu tượng ô vuông kẻ nằm phía trên cùng của màn hình giao diện chính. Tại đây chứa tất cả các chức năng của chương trình.

Điểm đặc biệt nhất trên hệ thống menu là khả năng tìm kiếm, cho phép tìm bất kỳ chức năng nào của chương trình được khai báo. Các menu con bao gồm:

• Danh mục: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến những danh mục của chương trình.
• Chứng từ: chứa các lệnh cho phép truy cập đến những chức năng cập nhật dữ liệu đầu vào của chương trình như “Phiếu thu tiền mặt”, “Phiếu chi”, “Phiếu nhập mua”…
• Tổng hợp: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến chức năng đầu kỳ hoặc cuối kỳ của chương trình.
• Báo cáo: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến tất cả các báo cáo.
• Hệ thống: Cung cấp các chức năng hệ thống như Sao lưu, Truyền nhận dữ liệu, Quản lý người sử dụng.
• Tùy chọn: Chứa các lựa chọn thay đổi một số giao diện của chương trình.

• Thanh công cụ: vị trí nằm ngang và ở vị trí bên phải so với hệ thống menu, chứa các lệnh thường xuyên được sử dụng trong quá trình thao tác. Hiển thị thay đổi tùy thuộc vào chức năng mà người sử dụng đang làm việc. Các chức năng thao tác với dữ liệu bao gồm: Đổi cỡ font chữ, Đổi ngôn ngữ, Thêm mới, Mở, Tải lại dữ liệu, In, Xóa, Khôi phục, Import, Export.
• Panel Phân hệ: gồm 10 phân hệ chính: Quan hệ Khách hàng, Quản lý Mua hàng, Quản lý Bán lẻ, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý Sản xuất – Giá thành, Quản lý Nhân sự Tiền lương, Quản lý Tài sản, Vốn bằng tiền, Kế toán tổng hợp. Khi nhấp chuột vào phân hệ nào, toàn bộ các dữ liệu liên quan sẽ được hiển thị ở phần trống còn lại trên màn hình.

 Các thao tác cơ bản trên ERP là gì?

Khi nắm rõ được cấu trúc chương trình kết hợp cùng một số quy tắc thao tác dưới đây là các bạn có thể sử dụng cơ bản khi chỉ mới bắt đầu tiếp cận phần mềm ERP của BRAVO. Với thiết kế giao diện hiện đại phẳng, cùng cấu trúc rõ ràng giúp người dùng sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng.

So sánh giữa phần mềm ERP và CRM 

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một loại phần mềm doanh nghiệp tự động hóa các chức năng bán hàng và tiếp thị của một tổ chức. Nhiều nhà cung cấp bao gồm phần mềm CRM trong bộ giải pháp đầy đủ của họ, nhưng một số tổ chức có cách tiếp cận tốt nhất. Họ sẽ triển khai một hệ thống CRM từ một nhà cung cấp khác và tích hợp nó với hệ thống chính của họ.

Phần mềm CRM cung cấp dữ liệu thời gian thực về hành vi và nhân khẩu học cho phép các tổ chức cá nhân hóa giao tiếp của họ với các đầu mối và khách hàng. Chức năng CRM cho phép các tổ chức tối đa hóa lợi ích của việc triển khai ERP. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng là lý do phổ biến khiến các tổ chức thực hiện các giải pháp phần mềm.

Lời kết 

Trên đây là bài viết tổng hợp thông tin chi tiết cũng như hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP mà Hoamitech.com muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua bài viết trên bạn đã có cái nhìn rõ hơn về phần mềm quản lý này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!

Hồng Nhung – Tổng hợp và Edit