Workflow là gì? Lợi ích không hề nhỏ mà Workflow mang lại

Workflow là gì –  Là một trong những thuật ngữ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực trong đời sống đặc biệt là trong kinh doanh. Workflow mang đến nhiều lợi ích dành cho các doanh nghiệp, nhà quản lý cũng như nhân viên tại các công ty, doanh nghiệp. Nhờ có Workflow quy trình làm việc được diễn ra khoa học, thông minh và dễ dàng hơn từ đó giúp tối ưu thời gian làm việc và tăng năng suất nhân viên. 

Trong bài viết sau, Hoamitech.com sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết nhất về Workflow cũng như cách xây dựng một mô hình Workflow hiệu quả. Cùng tham khảo ngay!

Workflow là gì?

Dịch theo nghĩa tiếng Anh “work” có nghĩa là công việc và “flow” là sự chảy qua. Khi ghép hai từ này lại với nhau sẽ ra cụm từ Workflow. Hiểu một cách đơn giản là luồng công việc hay quy trình công việc.

Workflow bao gồm mô hình hoạt động kinh doanh được phối hợp và lặp lại. Luồng công việc được kích hoạt bởi tài nguyên có hệ thống. Thành quy trình biến đổi vật liệu, xử lý thông tin hoặc cung cấp dịch vụ. Hiểu một cách nôm na cách vẽ Workflow. Chính là các bước liên quan đến quy trình xử lý và hoàn thành công việc.

Lợi ích của Workflow là gì?

Thiết kế công việc cách trực quan

Thay vì xếp công việc thành một mớ hỗn độn, workflow cho phép bạn thể hiện công việc một cách trực quan, khoa học và dễ hiểu.

Nhờ đó bạn có thể dễ dàng kiểm tra tính logic, tính hợp lý của nó. Điều này làm cho bạn dễ dàng thay đổi việc thực hiện các công việc nếu như có gì chưa vừa ý.

Liên kết hoạt động tốt hơn

Bằng các loại giao diện tương tác khác nhau thì workflow cho phép sự phối hợp công việc giữa con người và phần mềm tốt hơn.

Đưa công việc vào một trật tự

Khi sử dụng workflow bạn có thể biết được:

• Cách để bắt đầu công việc
• Cách làm công việc như thế nào?
• Biết được mục tiêu cần nhắm tới
• Tránh mắc những lỗi do quy trình công việc không đúng

Lý do nên sử dụng Workflow là gì?

Workflow hợp lý hóa các quy trình làm việc phức tạp và rối rắm, đơn giản hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Và cải thiện mức độ hiệu quả của một quy trình. Ngoài ra, workflow còn có những ưu điểm như sau:

• Hợp lý hóa quy trình;
• Loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa hoặc không mang lại hiệu quả;
• Thiết lập các quy định về thời gian đảm bảo quy trình diễn ra theo đúng tiến độ;
• Tăng cường trách nhiệm: Xác định rõ vai trò của từng người trong một quy trình công việc. Sẽ nâng cao tính tự giác và trách nhiệm của người đó trong quá trình thực hiện công việc;
• Giữ quá trình minh bạch: đảm bảo tất cả mọi người đều biết được một quy trình công việc. Sẽ diễn ra như thế nào và những ai sẽ chịu trách nhiệm.
• Nhanh chóng phản hồi các vấn đề.
• Theo dõi và đánh giá được hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.

Các loại sơ đồ quy trình làm việc Workflow là gì?

Có nhiều loại sơ đồ quy trình làm việc và cách vẽ Workflow khác nhau. Tuy nhiên trên thực tế người ta thường sử dụng các loại sau:

Lưu đồ ANSI – Đây là sơ đồ quy trình làm việc sử dụng các ký hiệu của ANSI (Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ) để mô tả từng bước liên quan.

Hoạt động UML – Lưu đồ này được biểu diễn bằng đồ thị về thứ tự các nhiệm vụ. Hoặc các bước liên quan bằng cách sử dụng Ngôn ngữ tạo mô hình thống nhất.

BPMN – Đây là một loại sơ đồ sử dụng ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Sử dụng các ký hiệu được tiêu chuẩn hóa. Cho phép cả người dùng chuyên lẫn không chuyên về kỹ thuật có thể hiểu nó dễ dàng hơn.

SIPOC – Đây là một loại sơ đồ tập trung phân tích các khía cạnh khác nhau của quy trình công việc. Và xác định mức độ quan trọng của chúng. Cách vẽ workflow này là tập trung vào những người tạo và nhận dữ liệu. Không giống như sơ đồ truyền thống nơi thứ tự các bước là trọng tâm chính.

Vẽ Workflow là gì?

Doanh nghiệp và nhà quản lý hoàn toàn có thể làm chủ kế hoạch công việc. Cũng như chiến lược kinh doanh của mình thông qua cách vẽ Workflow 6 bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Chọn quy trình của workflow là gì 

Bước đầu tiên trong cách vẽ Workflow chính là xác định quá trình theo dõi, giám sát và triển khai quy trình. Tại bước này nhà quản lý cần lựa chọn đúng loại sơ đồ quy trình làm việc. Phù hợp với nhu cầu, mục đích cũng như thực trạng của doanh nghiệp. Cân nhắc đến các đối tượng người dùng quy trình làm việc này. Ngoài ra nhà quản lý cần cân nhắc xem xét sơ đồ công việc mô tả quy trình làm việc hiện tại. Hay một mô hình làm việc được thiết kế cho tương lai.

Bước 2: Xác định điểm bắt đầu và kết thúc của workflow là gì 

Bước thứ 2 trong cách vẽ workflow nhà quản lý. Cần xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc của lưu đồ công việc. Cần đảm bảo sơ đồ thể hiện được mục tiêu ban đầu và kết quả cuối cùng một cách cụ thể, rõ ràng.

Bước 3: Thu thập thông tin 

Nhà quản lý cần thu thập thông tin từ nhân sự của mình. Cũng như các bộ phận phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo quy trình công việc trên sơ đồ phù hợp với năng lực nhân viên và thực trạng của doanh nghiệp. Vạch ra các nhiệm vụ có liên quan tại từng bước trên lưu đồ. Nhằm phân chia công việc cụ thể cho từng công việc và nhân sự. Ngoài ra nhà quản lý cần ghi lại mốc thời gian của quy trình. Cũng như các lưu ý quan trọng nhằm tăng hiệu quả công việc.

Bước 4: Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết

Thông qua cách vẽ workflow nhà quản lý có thể điều chỉnh các công đoạn. Cũng như quy trình làm việc kém hiệu quả. Bằng việc kiểm tra các nhiệm vụ và xếp chúng vào một trong các danh mục. Nhà quản lý có thể phân chia và sắp xếp nhiệm vụ hợp lý cho từng nhân viên, từng bộ phận. Để phân loại, nhà quản lý có thể cân nhắc mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Đối với các nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu chung có thể xếp vào nhiệm vụ không cần thiết, không quan trọng, không khẩn cấp.

Bước 5: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc 

Tại bước này tất cả các thông tin được phân tích. Các nhiệm vụ và công việc sẽ được triển khai ở dạng sơ đồ. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ, phần mềm workflow. Hoặc thực hiện thủ công qua việc truyền miệng hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng cách vẽ workflow nào đi chăng nữa, điều quan trọng nhất. Vẫn là thể hiện được quy trình làm việc dễ hiểu, dễ truyền đạt và chia sẻ.

Bước 6: Phân tích kết quả

Bước cuối cùng chính là đánh giá và phân tích kết quả mà quy trình mang đến cho doanh nghiệp. Nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả của workflow. Thông qua hiệu suất và kết quả làm việc của nhân viên. Cũng như qua thời gian thực hiện công việc. Từ kết quả doanh nghiệp có thể tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của quy trình workflow. Từ đó đưa ra các phương pháp điều chỉnh phù hợp.

Làm chủ kế hoạch với cách vẽ workflow mang đến nhiều ưu điểm đến nhà quản lý cũng như các doanh nghiệp. Nhờ sơ đồ này doanh nghiệp được vận hành theo quy trình khoa học và chuyên nghiệp. Giảm thiểu các bước bước dư thừa, kém hiệu quả trong quy trình làm việc.

Các phần mềm liên quan Workflow

Workflow hoạt động trên iPhone/iPad

Apple đã mua lại ứng dụng Workflow và cung cấp nó miễn phí cho người dùng của mình. Đây là một ứng dụng sở hữu chức năng tự động hóa gần như mọi thứ mà bạn có thể làm trên iPhone/iPad. Đồng thời giúp bạn có thể thực hiện các công việc trên thiết bị của mình một cách vô cùng dễ dàng với chỉ một phím bấm đơn giản.

Phần mềm Microsoft project

Đây là một ứng dụng chuyên nghiệp để bạn lên các kế hoạch công việc. Microsoft Project không được bán kèm với bộ Microsoft Office, do đó bạn cần phải mua ứng dụng này riêng lẻ.

Phần mềm này hỗ trợ bạn tạo các mindmap (bản đồ tư duy), workflow để có thể thuyết trình các ý tưởng, thuyết trình kế hoạch của mình một cách khoa học, logic mà chuyên nghiệp nhất.

Phần mềm Microsoft Excel

Excel thì có lẽ không còn gì lạ đối với những người đi làm. Với thiết kế dạng bảng của mình, Excel mang đến một giải pháp hữu dụng để bạn vẽ ra workflow, các công việc theo thứ tự.

Hiểu được tầm quan trọng của Workflow (luồng công việc) là gì, hẳn là bạn sẽ muốn tạo ngay cho mình mọt workflow để có thể thực hiện những kế hoạch và đề ra các kế hoạch sắp tới hiệu quả hơn.

Để có thể hỗ trợ và tạo nên cái nhìn thân thiện của khách hàng với công ty, sản phẩm – dịch vụ của bạn. Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng CRM của CRMVIET sẽ giúp bạn làm điều đó một cách đơn giản (gửi Email Marketing, SMS tự động,Tự động lưu trữ dữ liệu khách hàng…)

Lời kết 

Vừa rồi là toàn bộ thông tin về Workflow cũng như hướng dẫn sử dụng Workflow mà Hoamitech.com muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu được Workflow là gì cũng như biết được cách sử dụng hiệu quả nhất. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!

Hồng Nhung – Tổng hợp và Edit